Fișa individuală de pontaj este pontajul nominal - o filă separată pentru fiecare angajat, în care se ține evidența zilnică a timpului de muncă pe parcursul unei luni. Este forma de pontaj preferată în instituțiile publice și în unitățile de învățământ, unde evidența fiecărui salariat trebuie să poată fi certificată separat.
Pe scurt
- Ce este: formularul lunar de pontaj completat individual, câte o filă pentru fiecare angajat, cu ora de sosire, ora plecării, orele lucrate, absențele și totalul lunar.
- Când e obligatorie: evidența orelor de muncă este obligatorie pentru orice angajator cu cel puțin un salariat; forma individuală este aleasă mai ales de instituțiile publice și unitățile de învățământ.
- Bază legală: Codul Muncii (Legea nr. 53/2003), art. 119; sancțiune art. 260.
- Format: tipizat A4, un exemplar per filă, carnet cu 100 de file.
Ce este fișa individuală de pontaj?
Fișa individuală de pontaj este formularul prin care angajatorul înregistrează, zi cu zi, timpul de muncă al unui singur salariat, pe parcursul unei luni calendaristice. Spre deosebire de fișa de pontaj colectivă - care centralizează pe o singură situație lunară orele tuturor angajaților - fișa individuală alocă o filă distinctă fiecărui angajat, cu propriul total lunar și propria semnătură de confirmare.
Pe rândurile zilelor 1-31 se completează ora de sosire, ora plecării, punctul de lucru sau sarcinile zilnice, orele efectiv lucrate și orele nelucrate, defalcate pe categorii: motivat (M), nemotivat (N), concediu de odihnă (CO) și concediu medical (CM). La finalul lunii se calculează totalul orelor, iar formularul se semnează de responsabil și, după caz, de conducătorul instituției.
Această formă de evidență, personală și certificabilă separat, este motivul pentru care fișa individuală de pontaj este folosită cu precădere în sectorul public - primării, spitale, școli și licee - unde fiecare salariat (personal didactic și nedidactic) are nevoie de o evidență proprie, distinctă, a timpului lucrat.
Care este baza legală?
Obligația de a ține evidența timpului de muncă este stabilită de Codul Muncii (Legea nr. 53/2003), art. 119, care prevede expres că angajatorul are obligația de a ține la locul de muncă evidența orelor de muncă prestate zilnic de fiecare salariat, cu evidențierea orei de începere și de sfârșit a programului de lucru, și de a o pune la dispoziția inspectorilor de muncă ori de câte ori este solicitată.
Nerespectarea acestei obligații constituie contravenție și se sancționează, conform art. 260 din Codul Muncii, cu amendă de la 1.500 lei la 3.000 lei.
Important de reținut: legea reglementează conținutul evidenței, nu o machetă rigidă. Nu există un cod oficial de formular impus pentru fișa de pontaj (aceasta nu figurează în nomenclatorul OMFP nr. 2634/2015), astfel încât angajatorul este liber să folosească forma colectivă sau forma individuală, pe hârtie sau electronic, atât timp cât conținutul minim este respectat. Forma individuală nu este, prin urmare, o cerință suplimentară, ci o variantă de organizare a aceleiași evidențe obligatorii.
Evidența pe suport hârtie rămâne pe deplin valabilă: noul registru electronic REGES-Online (care a înlocuit Revisal de la 1 ianuarie 2026) este un registru al raporturilor de muncă, nu un jurnal zilnic al orelor lucrate, și nu înlocuiește obligația de pontaj.
Fișă individuală vs. fișă colectivă de pontaj
Cele două forme răspund aceleiași obligații legale, dar deservesc fluxuri de lucru diferite:
| Fișă de pontaj (colectivă) | Fișă individuală de pontaj | |
|---|---|---|
| Structură | o situație lunară cu toți angajații | o filă pentru fiecare angajat |
| Avantaj | comodă la departamente HR cu mulți salariați | evidență personală, certificabilă separat |
| Semnătură | responsabil, pentru întreaga situație | responsabil (și angajat) pe fila fiecăruia |
| Folosită des în | firme private cu echipe numeroase | instituții publice, școli și licee |
În multe instituții, cele două coexistă: condica de prezență consemnează zilnic sosirea și plecarea, iar fișa individuală de pontaj traduce aceste date în ore și categorii, separat pentru fiecare angajat.
Ce conține fișa individuală de pontaj?
O fișă individuală completată corect reconstituie, zi cu zi, situația unui singur angajat pe întreaga lună. Elementele obligatorii sunt:
- Datele angajatului: numele și prenumele, funcția
- Luna și anul de referință
- Ora de sosire și ora plecării, pe fiecare zi
- Punctul de lucru / sarcinile zilnice de serviciu
- Numărul de ore lucrate efectiv în fiecare zi
- Orele nelucrate, pe categorii: M (motivat), N (nemotivat), CO (concediu de odihnă), CM (concediu medical)
- Totalul orelor pe lună
- Semnătura responsabilului și a conducătorului instituției
Cum se completează fișa individuală de pontaj pas cu pas
Fișa se completează zilnic sau cel puțin săptămânal, pe baza condicii de prezență. Completarea retroactivă, din memorie, la finalul lunii, este principala sursă de erori și neconcordanțe.
Pasul 1 - Înscrierea datelor de identificare: completați la începutul lunii numele și prenumele angajatului, funcția, luna și anul, pe câte o filă separată pentru fiecare salariat.
Pasul 2 - Completarea zilnică pe baza condicii de prezență: preluați din condică ora de sosire și ora plecării și înscrieți-le pe rândul zilei corespunzătoare.
Pasul 3 - Înscrierea orelor lucrate: pentru fiecare zi în care angajatul a fost prezent, completați numărul de ore efectiv lucrate, conform programului.
Pasul 4 - Marcarea orelor nelucrate pe categorii: pentru zilele de absență folosiți coloana corespunzătoare - M (motivat), N (nemotivat), CO (concediu de odihnă) sau CM (concediu medical). Nu lăsați câmpuri goale.
Pasul 5 - Hașurarea zilelor libere: zilele de weekend și sărbătorile legale se marchează potrivit notei de pe formular (S pentru sâmbătă, D pentru duminică; zilele libere legale se hașurează).
Pasul 6 - Calculul totalului lunar: după ultima zi a lunii, însumați orele și completați rubrica „Total ore lună".
Pasul 7 - Semnarea fișei: formularul se semnează de responsabilul cu pontajul și de conducătorul instituției (director).
Întrebări frecvente (FAQ)
Este obligatorie fișa individuală de pontaj?
Obligatorie din punct de vedere legal este evidența timpului de muncă (art. 119 din Codul Muncii), nu forma ei. Angajatorul poate folosi fie o fișă colectivă, fie una individuală - ambele respectă obligația. Forma individuală este aleasă, în practică, mai ales de instituțiile publice și de unitățile de învățământ, unde fiecare salariat are nevoie de o evidență proprie, certificabilă separat. Lipsa oricărei evidențe a orelor de muncă se sancționează cu amendă de la 1.500 la 3.000 lei (art. 260).
Care este diferența dintre fișa individuală și fișa colectivă de pontaj?
Fișa colectivă centralizează pe o singură situație lunară orele tuturor angajaților, fiind comodă la departamentele HR cu mulți salariați. Fișa individuală are o filă separată pentru fiecare angajat, cu pontaj zilnic, total lunar și semnătură proprie - oferind o evidență personală, certificabilă separat. Conținutul obligatoriu este același; diferă doar modul de organizare.
De ce este preferată în instituțiile publice și în învățământ?
În sectorul public și în școli, fiecare salariat (personal didactic și nedidactic) trebuie să aibă o evidență proprie a timpului lucrat, care să poată fi verificată și certificată individual - de exemplu pentru fundamentarea drepturilor salariale sau la controale. Fila separată per angajat, cu semnătura responsabilului, răspunde direct acestei cerințe.
Cât timp se arhivează fișa individuală de pontaj?
Ca formular care stă la baza calculului drepturilor salariale, pontajul se arhivează minimum 5 ani. Întrucât pontajele sunt corelate cu statele de plată și cu datele transmise la Casa Națională de Pensii Publice, termenul poate ajunge la 50 de ani pentru formularele care fundamentează drepturile de pensie. Recomandarea practică este păstrarea cel puțin 10 ani.
Pot folosi pontaj electronic în loc de fișă pe hârtie?
Da, legislația permite evidența electronică a timpului de lucru, cu condiția ca sistemul să asigure integritatea și trasabilitatea datelor și să poată genera, la control, rapoarte echivalente. Forma pe hârtie rămâne însă pe deplin valabilă și este în continuare larg folosită, mai ales în instituțiile publice.
Comandă fișe individuale de pontaj
Fișele individuale de pontaj disponibile pe formularetipizate.ro sunt tipizate în format A4, cu o filă pentru fiecare angajat: rubrici pentru toate cele 31 de zile, coloane pentru ora de sosire, ora plecării, orele lucrate și orele nelucrate (M, N, CO, CM), totalul lunar și spațiu pentru semnături.
Puteți comanda:
- Carnet cu 100 de file - hârtie normală, un exemplar per filă
- Formulare standard - cu rubrici conforme cu cerințele Codului Muncii
- Formulare personalizate - cu denumirea instituției, CUI și antet pretipărit, pentru un flux de lucru mai rapid
Livrare rapidă în toată România, prin curier. Pentru comenzi în cantități mari sau pentru varianta personalizată, contactați-ne pentru o ofertă dedicată.