Ce este chitanța?

Chitanța este formularul justificativ care confirmă încasarea unei sume de bani în numerar. Se emite de casier și constituie dovada plății pentru persoana care efectuează plata.

---

Ce este chitanța?

Chitanța este formularul financiar-contabil prin care o entitate confirmă, în scris și cu semnătură, că a primit o sumă de bani în numerar de la o altă persoană fizică sau juridică. Spre deosebire de alte formulare contabile, chitanța atestă exclusiv operațiunile de încasare în numerar și nu poate substitui factura sau bonul fiscal.

Chitanța face parte din categoria formularelor cu regim special de numerotare, ceea ce înseamnă că fiecare formular este individualizat printr-o serie și un număr unic, tipărite din fabricație, ce nu pot fi reproduse sau modificate. Această caracteristică asigură trasabilitatea formularului și previne falsificarea sau duplicarea neautorizată.

Din punct de vedere fizic, chitanța se prezintă ca un tipizat autocopiativ, în format A5 sau A6, cu 2 sau 3 exemplare la fiecare set: originalul se entregă plătitorului, iar copiile rămân în carnet la emitent. Chitantierul - carnetul în care sunt reunite seturile de chitanțe - stă la baza înregistrărilor din Registrul de casă, fiecare chitanță emisă constituind formularul justificativ al unei încasări consemnate în evidența de casă.

---

Care este baza legală a chitanței?

Chitanța este reglementată printr-un cadru legislativ clar, pe care orice entitate ce gestionează numerar trebuie să îl cunoască. Principalele acte normative aplicabile sunt:

• [OMFP nr. 2634/2015](https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/174747) privind formularele financiar-contabile - stabilește modelul tipizat al chitanței, codul de clasificare, elementele obligatorii, modul de completare și circuitul formularului în cadrul entității; chitanța este inclusă în lista formularelor cu regim special de numerotare și serializare;
• [Legea contabilității nr. 82/1991](https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/1576), republicată - impune obligativitatea formularelor justificative pentru orice operațiune economică înregistrată în contabilitate, chitanța fiind formularul justificativ standard pentru încasările în numerar;
• [Legea nr. 36/2023](https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/265081) privind arhivarea formularelor - stabilește termenul de păstrare a chitanțelor la 5 ani de la data emiterii sau de la data încheierii exercițiului financiar, termen redus față de cel anterior de 10 ani aplicabil altor categorii de formulare contabile.

Emiterea chitanței în lipsa unei tranzacții reale sau utilizarea unor formulare fără serie și număr tipărite constituie contravenție și poate atrage sancțiuni fiscale și contravenționale din partea ANAF.

---

Când este obligatorie emiterea chitanței?

Emiterea chitanței este obligatorie ori de câte ori se încasează o sumă de bani în numerar. Concret, chitanța trebuie emisă în următoarele situații:

• La orice încasare în numerar de la o persoană juridică - o firmă care primește bani cash de la un client persoană juridică (altă firmă, asociație, instituție publică) are obligația de a emite chitanță; tranzacțiile în numerar între persoane juridice sunt limitate la 5.000 RON/zi conform Legii nr. 70/2015;
• La cererea expresă a plătitorului - orice persoană fizică sau juridică care achită o sumă în numerar are dreptul să solicite chitanță ca dovadă a plății, indiferent de valoarea sumei;
• Însoțind factura pentru tranzacțiile cash - când o vânzare este formularată printr-o factură și plata se face în numerar, se emite obligatoriu și chitanță; factura atestă ce s-a vândut și valoarea tranzacției, în timp ce chitanța confirmă că plata în numerar a avut loc efectiv.

Este important de înțeles distincția față de bonul fiscal: bonul fiscal este emis de casele de marcat electronice fiscale în comerțul cu amănuntul, pentru tranzacții neindividualizate pe un client anume. Chitanța se emite pentru operațiuni identificate, între părți cunoscute, și are forță juridică mai mare ca mijloc de probă în relațiile comerciale și juridice.

---

Ce elemente obligatorii conține chitanța?

O chitanță completată corect trebuie să conțină toate elementele prevăzute de OMFP 2634/2015. Lipsa oricăruia dintre câmpurile obligatorii poate atrage refuzul de recunoaștere a formularului în contabilitate sau în instanță.

Elementele obligatorii ale chitanței sunt:

• Seria și numărul - tipărite din fabricație pe formularul cu regim special; nu se pot completa manual sau modifica;
• Data emiterii - ziua, luna și anul în care s-a efectuat încasarea;
• Numele și datele de identificare ale plătitorului - persoana fizică sau juridică care achită suma (pentru persoane juridice: denumire și CUI);
• Numele și datele de identificare ale beneficiarului - entitatea care încasează suma (cel care emite chitanța);
• Suma în cifre și în litere - suma încasată se scrie obligatoriu atât numeric, cât și în cuvinte, pentru a preveni alterările ulterioare;
• Scopul plății - descrierea succintă a motivului pentru care s-a efectuat plata (ex.: „contravaloare factură nr. X", „avans contract nr. Y", „chirie luna Z");
• Semnătura casierului - persoana care a efectuat fizic încasarea semnează în câmpul destinat; ștampila unității este recomandată și deseori obligatorie în practică pentru a conferi forță juridică suplimentară formularului.

---

Cum se completează chitanța pas cu pas

Completarea chitanței este simplă dacă urmați ordinea câmpurilor și folosiți un tipizat autocopiativ. Scrieți apăsat pe primul exemplar - presiunea transferă automat înscrisul pe copia din spate, fără a fi nevoie să completați de două ori.

1. Verificați seria și numărul - înainte de a scrie, asigurați-vă că folosiți următoarea chitanță în ordine din carnet; nu săriți peste formulare și nu le scoateți din carnet în dezordine.
2. Completați data - înscriați data curentă (ziua, luna, anul) în câmpul dedicat; chitanța trebuie să reflecte data reală a încasării.
3. Completați numele plătitorului - scrieți clar numele persoanei fizice sau denumirea firmei care efectuează plata, însoțit de CNP sau CUI, după caz.
4. Completați numele beneficiarului - înscriați denumirea entității care emite chitanța și primește banii.
5. Scrieți suma în cifre și în litere - introduceți suma în câmpul numeric, apoi scrieți-o complet în cuvinte în câmpul corespunzător (ex.: „două sute cincizeci de lei"); nu lăsați spații libere care ar putea permite adăugiri ulterioare.
6. Specificați scopul plății - descrieți în câmpul „Reprezentând" motivul plății, cu referire la formularul suport (factură, contract, bon de comandă).
7. Semnați și aplicați ștampila - casierul semnează în câmpul destinat; aplicați ștampila unității dacă entitatea deține una; detașați originalul și înmânați-l plătitorului; copia rămâne în carnet.

---

Diferența dintre chitanță și bon fiscal

Chitanța și bonul fiscal sunt formulare distincte, cu funcții și baze legale diferite. Confundarea lor este una dintre cele mai frecvente greșeli întâlnite în practică.

Concluzia esențială: bonul fiscal nu înlocuiește chitanța și invers. Un comerciant care vinde unui client persoană juridică cu plata în numerar trebuie să emită atât bon fiscal (dacă are casă de marcat), cât și chitanță sau factură cu mențiunea de plată cash.

---

Greșeli frecvente la completarea chitanțelor

Cunoașterea erorilor comune vă ferește de probleme la controalele ANAF și de refuzul formularelor în contabilitate sau în instanță. Din experiența noastră de peste 15 ani în tipărirea chitantierelor, cele mai multe probleme apar atunci când firmele folosesc formulare fotocopiate sau fără serie tipărită din fabricație.

1. Suma nu este scrisă în litere - omiterea scrierii sumei în cuvinte este una dintre cele mai frecvente erori; fără această rubrică completată, formularul poate fi contestat sau considerat incomplet.
2. Lipsa seriei și a numărului - utilizarea unor formulare fotocopiate, reproduse sau fără serie tipărită din fabricație face formularul nul din perspectiva regimului special; folosiți exclusiv tipizate originale.
3. Neconservarea copiei în carnet - detașarea și pierderea copiei din chitantier face imposibilă reconcilierea cu Registrul de casă și elimină dovada internă a operațiunii; copia rămâne obligatoriu în carnet.
4. Emiterea chitanței fără formular suport - chitanța trebuie să facă referire la un formular care justifică plata (factură, contract, comandă); o chitanță emisă „în alb", fără referință la o tranzacție reală, poate fi considerată formular fals.
5. Confundarea chitanței cu bonul fiscal - emiterea exclusiv a bonului fiscal pentru o tranzacție cu o persoană juridică, fără chitanță, constituie o neregulă contabilă; cele două formulare nu se pot substitui reciproc.
6. Data completată greșit sau lipsă - o chitanță fără dată sau cu data anterioară/ulterioară operațiunii reale poate fi considerată antedatată sau postdatată, ceea ce ridică suspiciuni la control și poate invalida formularul.

---

Întrebări frecvente

Este chitanța obligatorie?

Da, chitanța este obligatorie la orice încasare în numerar de la o persoană juridică și ori de câte ori plătitorul o solicită. Obligativitatea emiterii chitanței este prevăzută de OMFP 2634/2015 și de Legea contabilității nr. 82/1991. Neasigurarea formularului justificativ pentru operațiunile de casă constituie abatere de la regulile de disciplină financiar-contabilă.

Chitanța este valabilă fără ștampilă?

Din punct de vedere strict legal, OMFP 2634/2015 nu impune ștampila ca element obligatoriu al chitanței - semnătura casierului este suficientă pentru valabilitatea formularului. Cu toate acestea, în practică, absența ștampilei poate genera discuții la control sau în relațiile comerciale. Pentru entitățile care dețin ștampilă, aplicarea acesteia pe chitanță este recomandată și conferă un plus de siguranță juridică.

Câte exemplare trebuie să aibă chitanța?

Chitanța trebuie să aibă minimum două exemplare: originalul, care se entregă plătitorului, și copia, care rămâne în carnet la emitent. Chitantierele sunt disponibile cu 2 sau 3 exemplare autocopiative - scrieți o singură dată și obțineți automat toate copiile. Nu este permisă emiterea de chitanțe cu un singur exemplar.

Pot emite chitanță electronică?

Legislația română nu reglementează explicit un model de chitanță electronică echivalent cu tipizatul pe hârtie cu regim special. Chitanța cu regim special presupune existența fizică a seriei și numărului tipărite din fabricație, ceea ce face dificilă implementarea unui echivalent electronic fără un cadru normativ dedicat. Entitățile care doresc să digitalizeze evidența încasărilor apelează de regulă la facturarea electronică cu mențiunea de plată cash, dar chitanța pe suport fizic rămâne formularul standard acceptat în controalele ANAF.

Ce diferență este între chitanță și bon fiscal?

Chitanța este un formular completat manual, cu regim special de numerotare, folosit pentru tranzacții identificate între părți cunoscute. Bonul fiscal este tipărit automat de casa de marcat electronică fiscală în comerțul cu amănuntul. Cele două formulare au baze legale diferite, nu se pot substitui reciproc și, în anumite situații, ambele trebuie emise pentru aceeași tranzacție.

---

Comandă chitantiere

Chitantierele disponibile pe formularetipizate.ro sunt tipizate autocopiative de calitate, conforme cu modelele aprobate prin OMFP 2634/2015, cu serie și număr tipărite din fabricație, gata de utilizare imediat după recepție.

Ce oferim:

• Format A5 sau A6, autocopiativ cu 2 sau 3 exemplare;
• 50 de seturi per carnet - suficient pentru o perioadă extinsă de utilizare;
• Disponibile atât în varianta standard (cu antet generic), cât și personalizate cu datele firmei dumneavoastră tipărite - denumire, CUI, adresă, telefon;
• Hârtie autocopiativă de înaltă calitate care asigură transferul clar al înscrisurilor pe copie, inclusiv la scriere cu presiune normală;
• Livrare cu curier rapid pe întreg teritoriul României.

Chitantierul este cel mai comandat formular de pe formularetipizate.ro, iar cele mai solicitate variante sunt cele personalizate cu datele firmei, în format A6 cu 2 exemplare. Comandați chitantierul potrivit nevoilor firmei dumneavoastră direct de pe formularetipizate.ro și asigurați-vă că fiecare încasare în numerar este formularată corect, conform legislației în vigoare.