Ce este NIR-ul?

NIR-ul (Nota de recepție și constatare diferențe) este formularul contabil obligatoriu prin care o firmă confirmă recepția mărfurilor intrate în gestiune, consemnând cantitățile efectiv primite și orice diferențe față de formularele furnizorului.

---

Ce este NIR-ul (Nota de recepție și constatare diferențe)?

Nota de recepție și constatare diferențe, prescurtată NIR, este formularul primar care atestă intrarea bunurilor în gestiunea unui operator economic. NIR-ul îndeplinește un rol dublu: confirmă recepția fizică a mărfurilor și permite înregistrarea lor contabilă corectă. Fără acest formular, stocul nu poate fi justificat în fața autorităților fiscale.

Din punct de vedere fizic, formularul NIR este un tipizat autocopiativ în format A4, cu două exemplare. Prima copie rămâne la departamentul contabilitate, iar exemplarul al doilea se păstrează la gestionar sau la magazie. Prin natura sa autocopiativă, completarea unui singur exemplar generează automat duplicatul, eliminând riscul de discrepanțe între copii.

NIR-ul verifică dacă mărfurile primite corespund cu ceea ce a fost comandat și facturat: cantitate, calitate, sortiment și prețuri. Orice neconcordanță se consemnează pe versoul formularului.

---

Care este baza legală a NIR-ului?

NIR-ul este reglementat în principal de [Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 2634/2015](https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/174747) privind formularele financiar-contabile, unde este catalogat cu codul de formular 14-3-1A. Ordinul stabilește structura obligatorie a formularului, numărul de exemplare și modul de circulație în cadrul firmei.

Fundamentul juridic mai larg este asigurat de [Legea contabilității nr. 82/1991](https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/1576), republicată, care impune ca orice operațiune economică să fie consemnată într-un formular justificativ la momentul efectuării ei. NIR-ul este tocmai acel formular justificativ pentru operațiunea de intrare a bunurilor în patrimoniu.

În ceea ce privește arhivarea, [Legea nr. 36/2023](https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/265081) privind arhivarea formularelor stabilește că NIR-urile trebuie păstrate timp de cel puțin 5 ani de la sfârșitul exercițiului financiar în care au fost întocmite. Respectarea acestui termen este verificată în mod curent de inspectorii ANAF în cadrul controalelor de gestiune.

---

Când este obligatoriu NIR-ul?

NIR-ul este obligatoriu ori de câte ori bunurile intrate nu pot fi reflectate direct și complet prin factura sau avizul de însoțire al mărfii. Concret, legislația prevede situațiile în care întocmirea notei de recepție este obligatorie:

1. Mărfuri dintr-o singură factură sau aviz destinate mai multor gestiuni sau departamente - se întocmește câte un NIR pentru fiecare locație în parte.
2. Bunuri primite pentru prelucrare, custodie sau depozitare - chiar dacă proprietatea nu se transferă, intrarea fizică în gestiune trebuie formularată.
3. Mărfuri achiziționate de la persoane fizice - inclusiv cele cumpărate din piețe agroalimentare sau de la furnizori neprofesioniști care nu emit factură fiscală.
4. Bunuri sosite fără formulare de însoțire - NIR-ul devine singurul act justificativ al intrării până la regularizare.
5. Bunuri cu diferențe cantitative sau calitative la recepție - situație în care versoul NIR-ului se completează obligatoriu cu constatările comisiei de recepție.
6. Mărfuri gestionate la prețul de vânzare cu amănuntul - inclusiv adaosul comercial și TVA-ul neexigibil se înscriu în formular.

Un principiu esențial: se întocmește câte un NIR pentru fiecare recepție fizică distinctă, chiar dacă mai multe livrări au la bază aceeași factură. Cantitățile înscrise în NIR reflectă întotdeauna ceea ce s-a primit efectiv, nu ceea ce scrie pe formularul furnizorului.

---

Ce elemente obligatorii trebuie să conțină NIR-ul?

Un NIR completat corect trebuie să includă toate câmpurile prevăzute de OMFP 2634/2015. Lipsa oricăruia dintre elementele obligatorii poate atrage refuzul deducerii TVA sau al cheltuielii în contabilitate. Câmpurile obligatorii sunt:

• Numărul și data întocmirii formularului (unice pentru fiecare NIR din cadrul firmei)
• Identificarea furnizorului - denumire, CUI/CNP, adresă
• Identificarea cumpărătorului - denumire, CUI, gestiunea primitoare
• Numărul și data formularului de referință - factura fiscală sau avizul de însoțire al mărfii
• Descrierea bunurilor - denumire, cod produs (dacă există), unitate de măsură
• Cantitățile conform formularului furnizorului și cantitățile efectiv recepționate
• Prețul unitar și valoarea totală a fiecărui rând
• Diferențele constatate (cantitative și/sau calitative), înscrise pe versoul formularului
• Semnăturile membrilor comisiei de recepție și ale gestionarului primitor
• Data livrării și, după caz, data recepției dacă diferă

---

Cum se completează NIR-ul pas cu pas?

NIR-ul se completează la momentul recepției fizice a mărfurilor, nu ulterior. Iată procedura corectă:

1. Pregătirea formularelor de referință - aveți la îndemână factura fiscală sau avizul de însoțire emis de furnizor.
2. Înscrierea datelor de identificare - completați numărul NIR-ului (din registrul de numere al firmei), data, furnizorul și gestiunea primitoare.
3. Referința formularului furnizorului - treceți numărul și data facturii sau avizului.
4. Numărarea fizică a bunurilor - înainte de a completa cantitățile, verificați efectiv fiecare articol primit.
5. Completarea rândurilor de marfă - descriere, unitate de măsură, cantitate conform formular și cantitate efectiv recepționată.
6. Consemnarea diferențelor - dacă există neconcordanțe, completați versoul NIR-ului cu detalii despre natură, cantitate și valoare.
7. Semnăturile comisiei de recepție - minimum două persoane semnează; gestionarul primitor semnează separat.
8. Distribuirea exemplarelor - exemplarul 1 la contabilitate, exemplarul 2 la gestionar.

Deoarece formularul este autocopiativ, scrieți apăsat pe prima filă - al doilea exemplar se obține automat, fără recopiere. Evitați completarea ulterioară recepției: orice discrepanță temporală poate fi interpretată de ANAF ca formular antedatat.

---

Ce se întâmplă când există diferențe la recepție?

Când cantitățile sau calitatea bunurilor primite nu corespund cu formularele furnizorului, comisia de recepție consemnează diferențele pe versoul NIR-ului. Aceasta este secțiunea "Constatare diferențe" care dă și numele formularului.

Procedura de urmat este clară: mai întâi se înscriu în NIR cantitățile efectiv primite (nu cele din factură), apoi se notează pe verso natura diferenței - lipsă cantitativă, exces, degradare, sortiment necorespunzător. Formularul semnat constituie dovada formală că firma a sesizat problema la momentul recepției.

Ulterior, cumpărătorul transmite furnizorului o notificare de diferențe, solicitând, după caz, livrarea suplimentară, emiterea unui storno sau înlocuirea bunurilor necorespunzătoare. Din punct de vedere contabil, în evidențe se înregistrează doar cantitățile efectiv intrate, iar valoarea facturii se reconciliază separat printr-un formular de regularizare.

---

Greșeli frecvente la completarea NIR-ului

Cele mai comune erori apar din grabă sau din necunoașterea reglementărilor. Din experiența noastră de peste 15 ani, firmele care folosesc NIR-uri personalizate cu datele gestiunilor pretipărite fac mai puține greșeli la completare, deoarece câmpurile fixe sunt deja acoperite. Iată greșelile care apar cel mai frecvent în practică:

1. Completarea NIR-ului după recepție - înscrierea datei reale de recepție, dar completarea efectivă mult mai târziu, creează risc fiscal și contabil.
2. Preluarea cantităților din factură fără verificare fizică - cel mai frecvent motiv pentru care diferențele rămân nedetectate și neraportate.
3. Lipsa semnăturilor comisiei de recepție - un NIR nesemnat de cel puțin doi membri ai comisiei și de gestionar nu are valoare juridică deplină.
4. Omiterea completării versoului la diferențe - dacă există nepotriviri și nu se completează secțiunea de constatare, firma pierde dreptul de a contesta ulterior livrarea.
5. Folosirea unui singur NIR pentru mai multe livrări din zile diferite - fiecare recepție fizică necesită NIR propriu, chiar dacă provine de la același furnizor și pe aceeași factură.
6. NIR completat cu cerneală ștearsă sau modificat prin corectur - formularele contabile nu pot conține ștersături; orice greșeală se corectează prin tăierea rândului cu o linie și înscrierea valorii corecte deasupra, cu semnătură.

---

Relația dintre NIR, factură și aviz

Cele trei formulare formează împreună lanțul complet al unei tranzacții comerciale și trebuie să fie coerente între ele. Fiecare are un rol distinct în fluxul formularar.

Avizul de însoțire a mărfii este emis de furnizor și însoțește fizic transportul; confirmă că bunurile au plecat din depozitul vânzătorului. Factura fiscală reprezintă formularul comercial și fiscal al vânzării, cu valoarea și TVA-ul aferente. NIR-ul este formularul intern al cumpărătorului, care atestă că bunurile au ajuns efectiv și au fost verificate.

Fluxul standard este: furnizorul expediază marfa cu aviz sau factură → cumpărătorul primește fizic și întocmește NIR la recepție → NIR-ul merge la contabilitate unde se înregistrează intrarea în gestiune. Numărul facturii sau avizului furnizorului se înscrie obligatoriu în NIR, asigurând trasabilitatea completă a tranzacției.

---

Întrebări frecvente (FAQ)

Este obligatoriu NIR-ul pentru toate firmele?

NIR-ul este obligatoriu pentru toate entitățile care țin contabilitate în partidă dublă și care gestionează stocuri de bunuri materiale - indiferent de dimensiunea firmei sau forma juridică. Microîntreprinderile și PFA-urile cu contabilitate simplificată care nu au gestiuni de stocuri pot fi exceptate, dar orice firmă cu magazie, depozit sau producție are obligația întocmirii NIR-ului conform OMFP 2634/2015.

Câte exemplare trebuie să aibă NIR-ul?

Conform reglementărilor în vigoare, NIR-ul se întocmește în două exemplare. Exemplarul 1 se transmite la departamentul contabilitate pentru înregistrarea în evidențele contabile, iar exemplarul 2 rămâne la gestionar ca dovadă a primirii bunurilor. Formularele autocopiative pe care le folosesc firmele sunt concepute exact pentru această cerință, generând automat al doilea exemplar la completarea primului.

Cât timp trebuie arhivat NIR-ul?

Potrivit Legii nr. 36/2023 privind arhivarea formularelor, NIR-urile trebuie păstrate minimum 5 ani de la încheierea exercițiului financiar în care au fost întocmite. Practic, un NIR din 2024 trebuie arhivat cel puțin până la finalul anului 2029. Formularele se păstrează în condiții care să asigure lizibilitatea și integritatea lor pe toată durata termenului legal.

Ce se întâmplă dacă nu am NIR la control ANAF?

Absența NIR-ului la un control ANAF poate atrage consecințe fiscale semnificative. Inspectorii pot refuza deductibilitatea cheltuielilor cu mărfurile și dreptul de deducere a TVA-ului aferent, întrucât nu există formular justificativ pentru intrarea în gestiune. De asemenea, lipsa formularelor de recepție poate genera suspiciuni privind regimul real al stocurilor și poate conduce la estimarea bazei de impozitare prin metode indirecte.

Pot completa NIR-ul electronic?

Da, NIR-ul poate fi întocmit și în format electronic, cu condiția respectării cerințelor din Legea nr. 82/1991 privind utilizarea formularelor electronice în contabilitate: sistemul informatic trebuie să asigure unicitatea numărului, integritatea datelor și posibilitatea tipăririi la cererea organelor de control. Semnătura electronică calificată înlocuiește semnătura olografă. Totuși, pentru firmele care nu au implementat un sistem ERP, formularul tipărit autocopiativ rămâne soluția practică, economică și conformă.

---

Comandă formulare NIR

Formularele NIR disponibile pe formularetipizate.ro sunt tipizate autocopiative în format A4, cu două exemplare, micro-perforate, produse conform codului de formular 14-3-1A prevăzut de OMFP 2634/2015. Fiecare carnet conține 50 de seturi (file), suficiente pentru activitatea curentă a unui depozit sau magazin.

Puteți comanda:

• NIR cu TVA - pentru firme plătitoare de TVA, cu rubrici dedicate pentru valoarea fără TVA, cota și suma TVA
• NIR fără TVA - pentru neplătitori de TVA sau pentru recepții de bunuri scutite
• Formulare standard - cu câmpuri predefinite conform legislației
• Formulare personalizate - cu denumirea și datele firmei dvs. pretipărite, pentru un flux de lucru mai rapid și o imagine profesională

Livrare rapidă în toată România, prin curier. Pentru comenzi în cantități mari sau personalizate, contactați-ne pentru o ofertă dedicată.