Formulare tipizate administrative - prezență, pontaj, delegații

Da, angajatorii sunt obligați să țină evidența timpului de muncă al salariaților conform Codului Muncii (art. 119). Condica de prezență sau fișa de pontaj reprezintă formularul primar prin care se dovedește prezența sau absența la locul de muncă. La controlul Inspecției Muncii, lipsa acestor formulare poate duce la sancțiuni contravenționale.

Condica de prezență este un registru colectiv în care fiecare angajat semnează zilnic la sosire și la plecare. Fișa de pontaj este situația lunară a timpului de muncă, în care se centralizează orele lucrate, orele suplimentare, concediile și absențele. Condica dovedește prezența zi de zi, iar fișa de pontaj stă la baza calculului salariului - cele două se completează complementar.

Fișa de pontaj (colectivă) centralizează pe o singură situație lunară orele tuturor angajaților, fiind comodă pentru departamentele HR cu mulți salariați. Fișa individuală de pontaj are o filă separată pentru fiecare angajat, cu pontaj zilnic, totalul lunar și semnătura responsabilului - oferă o evidență personală, certificabilă separat, motiv pentru care este preferată în instituțiile publice și în unitățile de învățământ (personal didactic și nedidactic). Ambele respectă aceeași obligație din art. 119 din Codul Muncii.

Ordinul de deplasare este obligatoriu ori de câte ori un angajat este trimis în interes de serviciu în afara localității unde își desfășoară activitatea în mod curent. Formularul justifică cheltuielile de transport, cazare și diurnă decontate de firmă și este necesar atât pentru contabilitate, cât și în eventualitatea unui control fiscal.

Da, toate formularele tipizate administrative pot fi personalizate cu denumirea firmei, CUI, adresa și logo-ul. Personalizarea este utilă mai ales pentru ordinele de deplasare și cererile de concediu, care au și valoare de formular oficial semnat de angajator. Prețul personalizării depinde de cantitate, cu reduceri semnificative la comenzi de peste 10 carnete.