Ce este dispoziția de plată?

Dispoziția de plată către casierie este formularul intern prin care compartimentul financiar-contabil autorizează casierul să efectueze o plată sau o încasare în numerar. Fără acest formular, operațiunile de casă care nu sunt acoperite de alte acte justificative nu pot fi înregistrate legal în evidența contabilă.

---

Ce este dispoziția de plată/încasare?

Dispoziția de plată/încasare către casierie este un formular intern de autorizare, utilizat atunci când o operațiune de casă nu este generată automat de un alt act justificativ (factură, stat de salarii, decont de cheltuieli). Compartimentul financiar-contabil emite formularul, care reprezintă ordinul formal dat casierului de a efectua o plată sau de a înregistra o încasare în numerar.

Există două variante ale acestui tipizat, corespunzătoare sensului operațiunii: dispoziția de plată, prin care se aprobă ieșirea de numerar din casierie, și dispoziția de încasare, prin care se aprobă primirea de numerar. Cele două variante au același format și aceeași structură, diferind doar prin natura operațiunii consemnate și prin fluxul specific de aprobare.

Este esențial de înțeles că dispoziția de plată/încasare nu este dovada că plata a avut loc, ci autorizarea prealabilă pentru efectuarea ei. Dovada efectivă a operațiunii este chitanța emisă separat. Tipizatul se prezintă în format A5 sau A6, autocopiativ, cu 1 sau 2 exemplare la fiecare set: originalul rămâne la compartimentul financiar-contabil, iar copia se înmânează casierului sau persoanei care a primit ori a predat numerarul.

---

Care este baza legală?

Dispoziția de plată/încasare este reglementată prin acte normative clare, a căror respectare este verificată în cadrul controalelor fiscale și de gestiune. Principalele referințe legislative sunt:

• [OMFP nr. 2634/2015](https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/174747) privind formularele financiar-contabile - stabilește modelul tipizat al dispoziției de plată/încasare către casierie (Cod 14-4-4), câmpurile obligatorii, modul de completare și circuitul formularului în cadrul entității;
• [Legea contabilității nr. 82/1991](https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/1576), republicată - impune obligativitatea formularării tuturor operațiunilor economice, inclusiv a celor de casă, prin formulare justificative legale;
• [Legea nr. 36/2023](https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/265081) privind arhivarea formularelor - prevede un termen de arhivare de 5 ani pentru dispoziția de plată/încasare, calculat de la data încheierii exercițiului financiar în care a fost întocmit formularul.

Nerespectarea regulilor privind completarea și arhivarea acestor formulare constituie contravenție la normele de disciplină financiar-contabilă și poate atrage sancțiuni din partea ANAF sau a Curții de Conturi.

---

Când se folosește dispoziția de plată?

Dispoziția de plată/încasare se folosește ori de câte ori o operațiune de casă nu este acoperită integral de un alt formular justificativ preexistent. Este formularul de bază pentru toate acele plăți sau încasări în numerar care nu decurg direct dintr-o factură, un stat de salarii sau un alt act cu valoare justificativă proprie.

Cele mai frecvente situații în care se emite o dispoziție de plată sunt:

• Avansuri pentru deplasări - înainte de o deplasare în interesul serviciului, angajatul primește un avans în numerar pe baza unei dispoziții de plată; ulterior, decontul de cheltuieli va justifica suma primită;
• Avansuri salariale - acordarea unui avans din salariu între două date de plată a salariilor impune emiterea unei dispoziții de plată;
• Cheltuieli mărunte de protocol sau gospodărire - plăți de mică valoare pentru care nu există un alt formular de aprobare;
• Restituiri de sume - returnarea unor sume încasate în plus sau a garanțiilor în numerar.

În toate aceste cazuri, dispoziția de plată/încasare constituie formularul justificativ pentru înregistrarea operațiunii în Registrul de casă. Ea însoțește chitanța emisă ulterior și completează circuitul formularar al operațiunii de casă.

---

Ce elemente conține dispoziția de plată?

Modelul aprobat prin OMFP 2634/2015 prevede un set standardizat de câmpuri obligatorii care trebuie completate pentru ca formularul să fie valabil din punct de vedere legal. Elementele obligatorii ale dispoziției de plată/încasare sunt:

• Numărul și data - fiecare dispoziție se numerotează în ordine cronologică și se datează cu ziua emiterii;
• Denumirea unității - datele de identificare ale entității care emite formularul (denumire, CUI, adresă);
• Numele și prenumele beneficiarului - persoana care urmează să primească sau să predea numerarul;
• Suma - înscrisă atât în cifre, cât și în litere, pentru a elimina orice posibilitate de modificare ulterioară;
• Scopul/explicația operațiunii - descrierea clară și precisă a motivului plății sau încasării (ex.: „avans deplasare București", „restituire garanție");
• Semnăturile de aprobare - ale conducătorului unității și ale directorului financiar-contabil, sau ale persoanelor împuternicite;
• Semnătura casierului - confirmă că operațiunea a fost efectuată și că numerarul a fost predat sau primit;
• Referința la formulare anexate - acolo unde există acte suport (cerere de avans, ordin de deplasare), acestea se menționează explicit.

---

Cum se completează dispoziția de plată pas cu pas

Completarea corectă a dispoziției de plată urmează un flux precis, cu responsabilități clare pentru fiecare etapă. Respectarea acestui flux asigură valabilitatea formularului și conformitatea cu cerințele OMFP 2634/2015.

1. Compartimentul financiar-contabil completează datele de identificare - înscrie numărul de ordine, data, denumirea unității și datele complete ale beneficiarului (angajat, furnizor sau altă persoană).
2. Se înscrie suma - atât în cifre, cât și în litere, fără prescurtări; orice neconcordanță între cele două forme invalidează formularul.
3. Se descrie scopul operațiunii - explicația trebuie să fie suficient de clară pentru a identifica fără ambiguitate motivul plății sau al încasării.
4. Conducătorul unității aprobă și semnează - fără semnătura de aprobare, casierul nu are dreptul să efectueze operațiunea; aceasta este linia de control internă esențială.
5. Directorul financiar-contabil sau contabilul-șef semnează - confirmarea din partea departamentului financiar atestă că operațiunea este conformă cu bugetul și cu normele interne.
6. Casierul verifică formularul și efectuează operațiunea - verifică autenticitatea semnăturilor de aprobare, numără suma și o predă sau o primește de la beneficiar.
7. Casierul semnează și înmânează copia - după efectuarea operațiunii, casierul semnează ambele exemplare, confirmând execuția; copia se înmânează beneficiarului sau se atașează la formularele de casă ale zilei.

Formularul autocopiativ elimină necesitatea rescrierii: se completează o singură dată pe original, iar presiunea instrumentului de scris transferă automat toate datele pe copie. Folosiți un pix cu presiune suficientă pentru a obține o copie lizibilă.

---

Diferența dintre dispoziția de plată și chitanță

Dispoziția de plată și chitanța sunt două formulare distincte, cu roluri complementare în cadrul aceluiași flux de casă. Confundarea lor este una dintre cele mai frecvente greșeli întâlnite în practica contabilă a entităților mici.

Pe scurt: dispoziția de plată este permisiunea de a plăti, iar chitanța este dovada că s-a plătit. Într-un flux corect de casă, dispoziția precede întotdeauna chitanța, iar ambele formulare se păstrează împreună ca set justificativ complet al operațiunii.

---

Greșeli frecvente

Cunoașterea celor mai comune erori vă ajută să le evitați și să fiți pregătiți pentru un eventual control. Clienții noștri ne spun că folosirea dispozițiilor de plată personalizate cu datele firmei și câmpurile de aprobare pretipărite reduce semnificativ riscul de a omite semnăturile necesare. Iată greșelile întâlnite cel mai des în practică:

1. Confundarea dispoziției de plată cu chitanța - utilizarea dispoziției ca dovadă a achitării sau înlocuirea chitanței cu dispoziția în relația cu terții este o eroare gravă; cele două formulare au roluri juridice diferite și nu se pot substitui reciproc.
2. Lipsa semnăturilor de aprobare - o dispoziție de plată fără semnătura conducătorului unității și a directorului financiar-contabil este un formular incomplet și lipsit de valoare juridică; casierul nu are dreptul să o execute.
3. Scopul nespecificat sau vag - înscrierea unor explicații generice de tipul „diverse" sau „cheltuieli" nu respectă cerința de justificare a operațiunii și poate atrage respingerea formularului la un control.
4. Neconcordanța între suma în cifre și suma în litere - orice diferență între cele două forme de scriere a sumei invalidează formularul; în caz de divergență, regula contabilă generală este că suma în litere prevalează, dar practica recomandă reemiterea formularului.
5. Arhivarea necorespunzătoare - pierderea sau distrugerea dispoziției de plată înainte de împlinirea termenului legal de 5 ani (Legea 36/2023) constituie contravenție și poate face imposibilă reconstituirea evidenței de casă în caz de control.

---

Întrebări frecvente

Este obligatorie dispoziția de plată?

Da, dispoziția de plată/încasare este obligatorie pentru operațiunile de casă care nu sunt acoperite de un alt formular justificativ. Potrivit OMFP 2634/2015 și Legii contabilității nr. 82/1991, orice operațiune economică trebuie formularată printr-un act justificativ legal. În absența unui alt formular (factură, stat de salarii, decont), dispoziția de plată/încasare este singurul formular care poate justifica operațiunea în Registrul de casă.

Care este diferența dintre dispoziția de plată și chitanță?

Dispoziția de plată este formularul de autorizare internă, emis înainte de efectuarea operațiunii, prin care conducerea aprobă ca casierul să plătească sau să încaseze o sumă. Chitanța este formularul emis după efectuarea plății, care confirmă că numerarul a fost predat sau primit. Dispoziția circulă intern, între departamente, în timp ce chitanța are valoare externă și se înmânează celui care a efectuat plata.

Cine semnează dispoziția de plată?

Dispoziția de plată se semnează de cel puțin trei persoane: conducătorul unității (administrator, director general sau persoana împuternicită), directorul financiar-contabil sau contabilul-șef și casierul care efectuează operațiunea. Semnătura casierului se aplică după execuție și confirmă că numerarul a fost predat sau primit în suma înscrisă în formular.

Câte exemplare are dispoziția de plată?

Dispoziția de plată/încasare se întocmește în 2 exemplare: originalul rămâne la compartimentul financiar-contabil și stă la baza înregistrărilor contabile, iar copia se înmânează casierului sau, după caz, persoanei care a primit ori a predat numerarul. Tipizatul autocopiativ format A5 asigură transferul automat al datelor de pe original pe copie, fără a fi necesară rescrierea.

Cât timp se arhivează dispoziția de plată?

Dispoziția de plată/încasare se arhivează timp de 5 ani de la data încheierii exercițiului financiar în care a fost întocmită, conform Legii nr. 36/2023 privind arhivarea formularelor. Formularele se păstrează în condiții care să asigure integritatea și lizibilitatea lor pe toată durata termenului legal, alături de formularele justificative conexe (cereri de avans, decont de cheltuieli, chitanțe).

---

Comandă dispoziții de plată

Dispozițiile de plată/încasare disponibile pe formularetipizate.ro sunt tipizate autocopiative de calitate, conforme cu modelul aprobat prin OMFP 2634/2015, gata de utilizare imediat după recepție.

Ce oferim:

• Format A5 sau A6, autocopiativ cu 1 sau 2 exemplare;
• 50 de seturi per carnet - suficient pentru o perioadă extinsă de utilizare;
• Disponibile atât în varianta standard (cu antet generic), cât și în varianta personalizată (cu datele firmei dumneavoastră tipărite - denumire, CUI, adresă);
• Hârtie autocopiativă de înaltă calitate, care asigură transferul clar și complet al înscrisurilor pe copie;
• Livrare cu curier rapid pe întreg teritoriul României.

Comandați dispoziții de plată/încasare potrivite nevoilor firmei dumneavoastră direct de pe formularetipizate.ro și asigurați-vă că evidența de casă este mereu completă și conformă cu legislația în vigoare.