Ce este ordinul de deplasare?

Ordinul de deplasare, cunoscut și sub denumirea de delegație, este formularul prin care angajatorul autorizează deplasarea unui salariat în interes de serviciu în altă localitate decât cea în care își desfășoară activitatea. Stă la baza decontării cheltuielilor de transport, cazare și diurnă.

---

Ce este ordinul de deplasare?

Ordinul de deplasare este formularul oficial prin care angajatorul autorizează formal trimiterea unui salariat în deplasare de serviciu într-o altă localitate. Fără acest formular, cheltuielile efectuate în timpul călătoriei - transport, cazare, masă - nu pot fi decontate și nu sunt deductibile fiscal pentru angajator. Ordinul de deplasare îndeplinește, astfel, un dublu rol: autorizează deplasarea înainte de plecare și justifică cheltuielile după întoarcere.

Din punct de vedere fizic, formularul este un tipizat în format A5, pe hârtie normală, într-un singur exemplar. Formularul îl însoțește pe salariat pe durata deplasării, iar la întoarcere se predă la contabilitate. Formularul se emite întotdeauna înainte de plecare, se semnează și se ștampilează de angajator, iar la destinație trebuie să primească ștampila instituției sau firmei vizitate, ca dovadă a prezenței efective a salariatului. La întoarcere, pe verso-ul formularului sau în secțiunea dedicată se completează decontul cheltuielilor efective.

---

Care este baza legală?

Cadrul legal al ordinului de deplasare este reglementat prin mai multe acte normative care se completează reciproc. Principalul act care guvernează drepturile salariaților trimiși în delegație este HG nr. 1860/2006 privind drepturile și obligațiile personalului autorităților și instituțiilor publice pe perioada delegării și detașării în altă localitate, precum și în cazul deplasării în interesul serviciului. Pentru sectorul privat, regulile se completează cu prevederile [Codului Muncii (Legea nr. 53/2003)](https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/41625), care reglementează delegarea salariaților la art. 43-47.

Din perspectivă financiar-contabilă, ordinul de deplasare este reglementat ca formular justificativ prin [OMFP nr. 2634/2015](https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/174747) privind formularele financiar-contabile, care stabilește cerințele minime de conținut pentru formularele care stau la baza înregistrărilor contabile. Pentru instituțiile publice și autoritățile de stat, se aplică suplimentar HG nr. 518/1995 privind unele drepturi și obligații ale personalului român trimis în străinătate, act normativ relevant în special pentru deplasările internaționale ale funcționarilor publici.

În ceea ce privește cuantumul diurnei, acesta este actualizat periodic prin hotărâri de guvern. Pentru 2025, diurna internă de referință pentru sectorul privat este de 57,50 lei/zi, sumă care, în limitele plafonului legal, nu este supusă impozitului pe venit și contribuțiilor sociale. Sumele care depășesc plafonul legal sunt tratate ca venit salarial și se impozitează în consecință.

---

Când este obligatoriu ordinul de deplasare?

Ordinul de deplasare este obligatoriu de fiecare dată când un salariat se deplasează în altă localitate în interes de serviciu. Obligativitatea nu depinde de durata deplasării, de mijlocul de transport folosit sau de distanța față de locul obișnuit de muncă - criteriul esențial este că activitatea se desfășoară în altă localitate decât cea prevăzută în contractul individual de muncă.

Formularul este indispensabil pentru a justifica fiscal și contabil cheltuielile de deplasare: diurna, biletele de transport (tren, avion, autobuz), cazarea la hotel și orice alte cheltuieli aferente deplasării. Fără un ordin de deplasare valabil, aceste cheltuieli nu pot fi înregistrate ca cheltuieli deductibile ale firmei. La controalele efectuate de Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF), inspectorii solicită în mod curent ordinele de deplasare ca formulare justificative pentru cheltuielile de delegație înscrise în contabilitate. Lipsa lor sau emiterea retroactivă după data deplasării poate atrage reîncadrarea cheltuielilor ca nedeductibile și aplicarea de penalități.

Obligativitatea se aplică atât pentru deplasările interne (în România), cât și pentru deplasările internaționale, cu mențiunea că pentru cele din urmă există reglementări specifice privind diurna în valută și formularele suplimentare necesare.

---

Ce conține ordinul de deplasare?

Un ordin de deplasare completat corect trebuie să includă toate elementele de identificare a salariatului, ale misiunii de serviciu și ale cheltuielilor efectuate, astfel încât să funcționeze atât ca formular de autorizare, cât și ca formular de decont. Elementele obligatorii sunt:

• Datele angajatului: numele și prenumele, funcția sau postul ocupat
• Datele angajatorului: denumirea firmei, codul fiscal, adresa sediului
• Destinația deplasării: localitatea, instituția sau firma care urmează să fie vizitată
• Scopul deplasării: obiectivul misiunii de serviciu (negociere contract, participare la ședință, inspecție etc.)
• Durata deplasării: data și ora plecării, data și ora întoarcerii prevăzute
• Mijlocul de transport: auto propriu, auto firmă, tren, avion, autocar
• Avansul acordat: suma primită anterior plecării pentru acoperirea cheltuielilor estimate
• Semnătura și ștampila angajatorului: aplicată înainte de plecare
• Ștampila și semnătura de la destinație: dovada prezenței efective la locul deplasării
• Detalii de cazare: unitatea de cazare, numărul de nopți, costul
• Secțiunea de decont: cheltuielile efective cu transport, cazare și alte cheltuieli justificate prin formulare

---

Cum se completează ordinul de deplasare pas cu pas

Ordinul de deplasare se completează în două etape distincte: înainte de plecare (secțiunea de autorizare) și după întoarcere (secțiunea de decont). Completarea corectă a ambelor etape este esențială pentru ca formularul să fie valabil din punct de vedere fiscal și contabil.

1. Completarea datelor angajatului și ale firmei - departamentul HR sau managerul direct înscrie numele și prenumele salariatului, funcția ocupată și datele de identificare ale angajatorului (denumire, cod fiscal, adresă).
2. Specificarea destinației și a scopului - se înscriu localitatea de destinație, denumirea instituției sau a firmei care va fi vizitată și o descriere concisă a scopului deplasării (de exemplu: „negociere contract de furnizare", „participare la instruire tehnică", „control la punctul de lucru").
3. Stabilirea perioadei de deplasare - se completează data și, după caz, ora plecării și data estimată de întoarcere. Durata influențează direct numărul de zile de diurnă la care salariatul are dreptul.
4. Înscrierea mijlocului de transport - se bifează sau se completează mijlocul de transport autorizat. Dacă salariatul va folosi autoturismul propriu, se menționează explicit, deoarece decontarea se face pe baza unui calcul distinct (km parcurși x norma de consum aprobată).
5. Acordarea avansului, dacă este cazul - dacă salariatul primește un avans de trezorerie pentru acoperirea cheltuielilor estimate, suma se înscrie în rubrica destinată și se semnează atât de emitent, cât și de primitor. Avansul se va regulariza la decontul final.
6. Semnarea și ștampilarea de către angajator - managerul autorizat semnează și aplică ștampila firmei. Ordinul de deplasare fără semnătura și ștampila angajatorului nu are valoare juridică.
7. Obținerea ștampilei la destinație - pe durata deplasării, salariatul are obligația de a obține ștampila și semnătura instituției sau firmei vizitate, ca dovadă a prezenței sale efective. Absența acestei ștampile este una dintre cele mai frecvente cauze de respingere a decontului.
8. Completarea decontului la întoarcere - după revenirea la sediu, salariatul completează secțiunea de decont cu cheltuielile efective: transport (cu atașarea biletelor sau bonurilor de combustibil), cazare (cu atașarea facturii de la hotel), diurnă calculată pe numărul de zile, alte cheltuieli justificate. Decontul semnat se predă la contabilitate împreună cu toate formularele justificative originale.

---

Ce este diurna și cum se calculează?

Diurna de deplasare este indemnizația zilnică acordată salariatului pentru acoperirea cheltuielilor de masă și a altor cheltuieli curente pe durata deplasării în interes de serviciu. Nu este un salariu suplimentar, ci o compensare forfetară a cheltuielilor de subzistență suportate de angajat departe de domiciliu sau de locul obișnuit de muncă.

Pentru sectorul privat, cuantumul diurnei interne de referință este de 57,50 lei/zi. Sumele acordate în limita acestui plafon sunt scutite de impozit pe venit și de contribuții sociale. Angajatorul poate acorda o diurnă mai mare, însă diferența față de plafonul legal va fi tratată ca venit salarial, supus impozitului pe venit (10%) și contribuțiilor obligatorii (CAS, CASS). Calculul se face pe zile calendaristice de deplasare, conform perioadei înscrise în ordinul de deplasare, cu respectarea regulilor privind prima și ultima zi de deplasare stabilite prin normele metodologice aplicabile.

Diurna pentru deplasările internaționale este stabilită în valută, prin HG nr. 518/1995, pe țări de destinație, și are un regim fiscal similar: sumele în limita plafonului legal sunt neimpozabile, excedentul se impozitează. Ordinul de deplasare este formularul fără de care diurna nu poate fi acordată și justificată contabil.

---

Greșeli frecvente

Cele mai multe erori în gestionarea ordinelor de deplasare nu provin din intenție, ci din necunoașterea procedurilor sau din organizarea deficitară a fluxului de lucru. La Driver Print, am observat că firmele de transport și cele cu echipe de teren comandă cele mai mari cantități de ordine de deplasare, iar varianta personalizată cu datele firmei pretipărite accelerează procesul de emitere. Iată cele mai frecvente greșeli întâlnite în practică și consecințele lor:

1. Lipsa ștampilei de la destinație - fără dovada prezenței efective la locul deplasării, ANAF poate considera că deplasarea nu a avut loc și poate reîncadra toate cheltuielile aferente ca nedeductibile. Ștampila de la destinație este, practic, singura dovadă obiectivă că salariatul s-a aflat acolo unde susține ordinul de deplasare.
2. Necompletarea decontului la întoarcere - unii salariați predau la contabilitate ordinul de deplasare fără a completa secțiunea de decont sau fără a atașa formularele justificative. Un ordin de deplasare fără decont nu poate fi înregistrat contabil și nu justifică cheltuielile.
3. Lipsa formularelor justificative pentru transport și cazare - diurna poate fi acordată forfetar, fără formulare, dar cheltuielile cu biletele de tren, avion sau cazarea la hotel trebuie justificate cu formulare fiscale (facturi, chitanțe, bilete). Bonurile de combustibil trebuie să corespundă traseului și normei de consum aprobate.
4. Depășirea plafonului de diurnă fără tratament fiscal corect - acordarea unei diurne mai mari decât plafonul legal, fără a calcula și reține impozitul și contribuțiile aferente excedentului, constituie o eroare fiscală care poate atrage obligații suplimentare și penalități de întârziere.
5. Emiterea retroactivă a ordinului de deplasare - completarea formularului după efectuarea deplasării, cu o dată anterioară întoarcerii, este o practică incorectă care poate fi sesizată la control prin nepotriviri între datele formularului și data înregistrărilor în contabilitate sau în extrasele de cont bancar.

---

Întrebări frecvente (FAQ)

Este obligatoriu ordinul de deplasare?

Da, ordinul de deplasare este obligatoriu ori de câte ori un salariat se deplasează în altă localitate în interes de serviciu. Fără acest formular, cheltuielile de transport, cazare și diurnă nu pot fi decontate și nu sunt deductibile fiscal. La controalele ANAF, lipsa ordinelor de deplasare pentru cheltuielile de delegație înregistrate în contabilitate poate atrage reîncadrarea acestora ca nedeductibile, cu obligarea la plata impozitului pe profit și a penalităților aferente.

Ce este diurna de deplasare?

Diurna de deplasare este indemnizația zilnică acordată salariatului pentru cheltuielile de masă și subzistență pe durata deplasării în altă localitate. Pentru sectorul privat, plafonul neimpozabil este de 57,50 lei/zi pentru deplasările interne. Sumele acordate în limita acestui plafon nu sunt supuse impozitului pe venit și contribuțiilor sociale. Diurna se calculează în funcție de numărul de zile de deplasare înscrise în ordinul de deplasare și se acordă numai dacă există un formular de deplasare valabil.

Cine semnează ordinul de deplasare?

Ordinul de deplasare se semnează de managerul sau de reprezentantul legal al angajatorului care autorizează deplasarea, înainte de plecare. Formularul trebuie să poarte și ștampila angajatorului. Pe durata deplasării, salariatul obține semnătura și ștampila instituției sau firmei vizitate, ca dovadă a prezenței. La întoarcere, decontul de cheltuieli se semnează de salariat și se vizează de contabilul sau managerul financiar al firmei.

Pot deconta cheltuieli fără ordin de deplasare?

Nu. Cheltuielile de transport, cazare și diurnă efectuate în scopul desfășurării activității economice nu pot fi înregistrate ca cheltuieli deductibile dacă nu sunt susținute de un ordin de deplasare valabil. ANAF tratează cheltuielile de delegație fără formulare justificative ca nedeductibile fiscal. În plus, diurna acordată fără un ordin de deplasare poate fi reîncadrată ca venit salarial și supusă integral impozitului pe venit și contribuțiilor sociale.

Care este diferența dintre delegație și detașare?

Delegația (ordinul de deplasare) este o măsură temporară și de scurtă durată prin care salariatul este trimis să îndeplinească o sarcină în altă localitate, revenind la locul obișnuit de muncă după finalizarea misiunii. Detașarea este o măsură cu durată mai mare, prin care salariatul este trimis să lucreze la un alt angajator sau la un alt loc de muncă pentru o perioadă determinată (de până la un an, cu posibilitate de prelungire). Cele două măsuri au regimuri juridice distincte, reglementate separat în Codul Muncii: delegația la art. 43-44, detașarea la art. 45-47.

---

Comandă ordine de deplasare

Ordinele de deplasare disponibile pe formularetipizate.ro sunt tipizate în format A5, pe hârtie normală, în blocuri de 100 de file. Fiecare formular include atât secțiunea de autorizare a deplasării (completată înainte de plecare), cât și secțiunea integrată de decont al cheltuielilor (completată la întoarcere), eliminând nevoia de formulare separate pentru cele două etape ale procesului.

Puteți comanda:

• Formulare standard - cu toate rubricile predefinite conform legislației în vigoare (HG 1860/2006, OMFP 2634/2015), gata de utilizare imediat
• Formulare personalizate - cu denumirea firmei, codul fiscal și alte date pretipărite, pentru un flux de lucru mai rapid și o imagine profesională în relația cu partenerii de afaceri
• Blocuri de 100 de file - format compact, ușor de transportat și de gestionat în arhivă

Livrare rapidă în toată România, prin curier. Pentru comenzi în cantități mari sau pentru formulare personalizate cu datele firmei dvs., contactați-ne pentru o ofertă dedicată.