Diferența dintre factură, chitanță și bon fiscal

Factura, chitanța și bonul fiscal sunt trei formulare financiare distincte, fiecare cu un rol specific în evidența contabilă a unei firme din România.

---

Ce este factura fiscală?

Factura fiscală este formularul primar care atestă livrarea de bunuri sau prestarea de servicii între două entități economice, reprezentând baza legală a oricărei tranzacții comerciale înregistrate în contabilitate. Fără factură fiscală, o vânzare nu poate fi justificată în evidențele contabile ale firmei și nu poate genera dreptul de deducere a TVA.

Baza legală este reprezentată de [Codul Fiscal, art. 319](https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/172435), care stabilește obligațiile de facturare, și de [Ordinul MFP nr. 2634/2015](https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/174747) privind formularele financiar-contabile. Factura fiscală trebuie să conțină 17 elemente obligatorii, printre care: numărul de ordine, data emiterii, datele complete ale furnizorului și cumpărătorului (inclusiv CUI/CNP), descrierea bunurilor sau serviciilor, cantitățile, prețul unitar, baza de impozitare, cota TVA, valoarea TVA și valoarea totală.

Începând cu 2024–2025, transmiterea electronică prin sistemul e-Factura (RO e-Factura) este obligatorie pentru tranzacțiile B2B, indiferent dacă ambele părți sunt sau nu plătitoare de TVA. Cu toate acestea, exemplarul fizic pe hârtie rămâne necesar ca formular justificativ pentru client, pentru arhivare și pentru evidența internă. Factura tipizată autocopiativă, disponibilă în formate A4 sau A5, cu 2 sau 3 exemplare, este indispensabilă oricărei firme care derulează tranzacții comerciale și trebuie să păstreze copii originale semnate.

---

Ce este chitanța?

Chitanța este formularul financiar-contabil care confirmă primirea unei sume de bani în numerar de la o persoană fizică sau juridică, fiind semnată de casierul sau persoana responsabilă din cadrul firmei emitente. Chitanța atestă că plata a fost efectuată în numerar și că suma a intrat în casa firmei.

Reglementată prin Ordinul MFP nr. 2634/2015, chitanța este un formular cu regim special, ceea ce înseamnă că are serie și număr secvențial preimprimate, trebuie ținută în evidență strictă și nu poate fi reprodusă sau utilizată fără respectarea acestui regim. Pierderea sau utilizarea neconformă a chitanțierelor poate atrage sancțiuni din partea organelor de control.

Chitanța se emite în minimum 2 exemplare: originalul se înmânează plătitorului, iar copia rămâne la emitent ca formular justificativ pentru înregistrările din Registrul de casă. Fiecare încasare în numerar trebuie justificată printr-o chitanță, care stă la baza completării corecte a registrului de casă zilnic. Formularul tipizat autocopiativ se utilizează în formate A5 sau A6, cu 2 sau 3 exemplare, și poate fi achiziționat în variantă standard sau personalizată cu datele firmei.

---

Ce este bonul fiscal?

Bonul fiscal este formularul emis automat de casa de marcat fiscală (casa de marcat electronică) la momentul fiecărei vânzări efectuate în regim de comerț cu amănuntul către publicul general. Spre deosebire de factură și chitanță, bonul fiscal nu se completează manual - este generat și tipărit exclusiv de echipamentul fiscal omologat.

Obligativitatea emiterii bonului fiscal este reglementată prin [OUG nr. 28/1999](https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/18498) privind obligația operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale, cu modificările ulterioare. Orice comerciant care vinde bunuri sau prestează servicii către persoane fizice (populație) are obligația legală de a utiliza o casă de marcat și de a emite bon fiscal pentru fiecare tranzacție. Nerespectarea acestei obligații se sancționează cu amenzi contravenționale severe și, în cazuri grave, cu sigilarea punctului de lucru.

Bonul fiscal conține în mod automat: data și ora tranzacției, denumirea și CUI-ul firmei, adresa punctului de lucru, denumirea produselor sau serviciilor vândute, cantitățile, prețurile unitare, cotele și valorile TVA pe fiecare categorie, valoarea totală a tranzacției, precum și numărul unic de înregistrare al casei de marcat. Bonul nu poate fi corectat sau anulat manual - eventualele erori se gestionează prin proceduri specifice ale echipamentului fiscal.

---

Tabel comparativ - Factură vs. Chitanță vs. Bon fiscal

---

Când se emite factura și când chitanța?

Factura și chitanța sunt două formulare complementare care pot fi emise împreună pentru aceeași tranzacție, fiecare îndeplinind un rol distinct în evidența contabilă.

Factura fiscală este obligatorie pentru orice tranzacție B2B (între firme), indiferent de modalitatea de plată. Aceasta trebuie emisă cel târziu pe data de 15 a lunii următoare celei în care a avut loc livrarea sau prestarea serviciului. Pentru tranzacțiile B2C (firma către persoană fizică), factura este obligatorie atunci când clientul o solicită expres sau atunci când valoarea depășește pragurile stabilite de legislație; în caz contrar, este suficient bonul fiscal sau chitanța.

Chitanța se emite ori de câte ori o firmă încasează o sumă de bani în numerar și trebuie să justifice această intrare în casa firmei, independent de existența sau absența facturii. De exemplu, dacă o firmă emite o factură pentru un serviciu prestat și clientul achită în numerar, firma trebuie să emită și chitanță pentru suma primită - chitanța dovedind că plata a fost efectiv realizată și că suma a intrat în casă. Același principiu se aplică și pentru avansuri sau aconturi plătite în numerar.

Combinarea celor două formulare este practica standard pentru plățile în numerar între firme: factura formularează tranzacția comercială, iar chitanța confirmă încasarea. Ambele formulare sunt necesare și se arhivează împreună.

---

Când se emite bonul fiscal?

Bonul fiscal este obligatoriu pentru orice vânzare de bunuri sau prestare de servicii efectuată în regim de comerț cu amănuntul către persoane fizice (publicul larg), indiferent de valoarea tranzacției. Obligația privește toți operatorii economici care comercializează produse sau servicii direct populației, de la magazine alimentare și farmacii, până la service-uri auto și saloane de înfrumusețare.

Există câteva excepții prevăzute de OUG 28/1999, printre care: activitățile desfășurate în piețe și târguri specifice, livrările de produse agricole din gospodării proprii și alte categorii expres menționate în lege. Firmele care se încadrează în aceste excepții trebuie totuși să verifice cu atenție reglementările actuale, deoarece lista excepțiilor a fost restrânsă în timp.

În ceea ce privește relația dintre bonul fiscal și factură: clientul persoană fizică poate solicita în orice moment emiterea unei facturi în completarea bonului fiscal primit. Firma este obligată să emită factura la cererea clientului, chiar dacă a emis deja bon fiscal. Cele două formulare nu se exclud reciproc - bonul fiscal formularează vânzarea pentru casa de marcat, în timp ce factura oferă clientului un formular cu date complete pentru evidențele proprii sau pentru deduceri (în cazul persoanelor fizice autorizate sau al firmelor care cumpără în scop profesional).

---

Greșeli frecvente

Confuziile dintre cele trei formulare sunt frecvente, în special în rândul firmelor mici și al antreprenorilor la început de drum, și pot genera probleme serioase la controalele ANAF. La Driver Print, am observat că firmele nou-înființate comandă de obicei chitantiere și facturiere în același timp, ceea ce este un semn bun - înseamnă că înțeleg de la început că au nevoie de ambele formulare pentru operațiunile cu numerar.

1. Confundarea chitanței cu bonul fiscal. Cele două formulare nu sunt echivalente și nu se pot substitui reciproc. Chitanța este un formular tipizat completat manual, cu regim special, utilizat pentru a justifica orice încasare în numerar în evidența contabilă. Bonul fiscal este emis exclusiv de casa de marcat și formularează vânzările retail. O chitanță nu poate înlocui bonul fiscal și invers.

2. Neemiterea chitanței alături de factură. Multe firme emit factura pentru o tranzacție în numerar, dar omit chitanța, considerând că factura este suficientă. În realitate, factura formularează tranzacția comercială, dar nu dovedește că plata a fost primită în numerar. Chitanța este formularul care justifică înregistrarea sumei în Registrul de casă.

3. Necunoașterea situațiilor în care factura este obligatorie. Unii antreprenori cred că factura este opțională în relația cu persoanele fizice. Deși pentru B2C factura nu este întotdeauna obligatorie din oficiu, ea devine obligatorie la cererea clientului și în anumite situații reglementate. Necunoașterea acestor reguli poate expune firma la amenzi.

4. Credința că bonul fiscal înlocuiește factura. Bonul fiscal nu are valoarea fiscală a facturii și nu permite deducerea TVA. O firmă care cumpără bunuri sau servicii în scop profesional are nevoie de factură, nu de bon fiscal, pentru a înregistra corect achiziția în contabilitate și pentru a-și exercita dreptul de deducere.

---

Întrebări frecvente (FAQ)

Pot emite chitanță fără factură?

Da, chitanța poate fi emisă independent, fără a fi însoțită de o factură, atunci când tranzacția nu impune în mod legal emiterea facturii. De exemplu, pentru vânzările către persoane fizice care nu solicită factură, chitanța poate fi singurul formular emis. Cu toate acestea, pentru tranzacțiile B2B sau atunci când clientul solicită factură, chitanța nu poate înlocui factura - ea o completează, formularând modalitatea de plată.

Este bonul fiscal același lucru cu chitanța?

Nu. Bonul fiscal și chitanța sunt formulare complet diferite, cu roluri, temeiuri legale și moduri de completare distincte. Bonul fiscal este emis automat de casa de marcat pentru vânzări retail, nu are regim special și nu poate fi completat manual. Chitanța este un formular tipizat cu regim special, completat manual de casier, utilizat pentru justificarea oricărei încasări în numerar în evidența contabilă. Cele două formulare nu se pot substitui reciproc.

Când trebuie emisă factura obligatoriu?

Factura este obligatorie în toate tranzacțiile B2B (între firme înregistrate fiscal), indiferent de valoare sau modalitate de plată. De asemenea, factura devine obligatorie pentru tranzacțiile B2C atunci când: clientul persoană fizică o solicită expres, când tranzacția depășește anumite praguri valorice, sau atunci când natura serviciului sau a bunului o impune prin reglementări specifice. Termenul de emitere este cel târziu pe data de 15 a lunii următoare celei în care a avut loc livrarea.

Am nevoie de chitanță dacă am bon fiscal?

Depinde de contextul tranzacției. Dacă aveți casă de marcat și emiteți bon fiscal pentru vânzările retail, bonul formularează vânzarea. Totuși, dacă există și o factură emisă pentru aceeași tranzacție și plata s-a făcut în numerar, chitanța este necesară pentru a justifica intrarea banilor în casă și pentru a completa corect Registrul de casă. Bonul fiscal și chitanța pot coexista și servesc scopuri contabile diferite.

Ce formulare tipizate îmi trebuie pentru plăți în numerar?

Pentru a gestiona corect plățile în numerar, o firmă are nevoie de: facturiere (pentru formulararea tranzacțiilor comerciale), chitantiere (pentru justificarea fiecărei încasări în numerar) și Registrul de casă (pentru evidența zilnică a intrărilor și ieșirilor de numerar). Dacă firma efectuează vânzări retail către populație, este obligatorie și utilizarea unei case de marcat fiscale omologate. Toate aceste formulare tipizate trebuie să fie conforme cu reglementările OMFP 2634/2015 și cu legislația fiscală în vigoare.

---

Comandă facturiere și chitantiere

Pe formularetipizate.ro găsiți facturiere și chitantiere tipizate autocopiative, conforme cu legislația în vigoare, disponibile imediat pentru comandă cu livrare în toată țara.

Facturiere disponibile:

• Formate: A4 și A5
• Variante: cu TVA sau fără TVA
• Număr de exemplare: 2 sau 3 copii autocopiative
• Cantitate per carnet: 50 de seturi
• Tipuri: standard (nepersonalizate) sau personalizate cu datele firmei dvs. (denumire, CUI, adresă, serie proprie)

Chitantiere disponibile:

• Formate: A5 și A6
• Număr de exemplare: 2 copii autocopiative
• Cantitate per carnet: 50 de seturi
• Tipuri: standard (nepersonalizate) sau personalizate cu datele firmei dvs.

Formularele personalizate sunt ideale pentru firmele care emit zilnic un volum mare de acte și doresc să elimine completarea manuală a datelor fixe (denumire, CUI, adresă, serie), reducând astfel timpul de completare și riscul erorilor. Variantele standard sunt potrivite pentru firme mici sau pentru utilizare ocazională.

Toate produsele sunt fabricate pe hârtie autocopiativă de calitate, cu seturi care se transferă complet și lizibil pe toate exemplarele. Comandați direct de pe site, alegeți formatul și tipul dorit, iar formularele ajung la dvs. gata de utilizare, conforme cu toate cerințele legale în vigoare.